Der DGS Jahreskongress 2027 innovativ. mutig. praxisnah.

Bitte berücksichtigen Sie insbesondere folgende Fristen:

Bis 30.06.

• Einreichung von Sponsoringverträgen zur Prüfung

Bis 30.09.

• Meldung der Mitarbeitenden am Stand
• Bestellung zusätzlicher technischer Leistungen
• Anfrage von zusätzlichem Mobiliar oder Hotelequipment
• Mitteilung besonderer Anforderungen an die Standfläche

Kurzfristige Anfragen nach Ablauf der Fristen prüfen wir gerne. Eine Umsetzung kann jedoch nicht garantiert werden.

Nach Abschluss Ihrer Bestellung wird systemseitig zunächst automatisch eine Zahlungsaufforderung versandt. Diese können Sie im ersten Schritt ignorieren.

Unsere Buchhaltung erstellt ab Juli die offizielle Rechnung. Die Rechnung hat grundsätzlich ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Damit bleibt ausreichend Zeit, beispielsweise einen Sponsoringvertrag abzuschließen, eine Bestellnummer beziehungsweise PO-Nummer anzulegen oder interne Freigabeprozesse durchzuführen.

Sollten Sie ein längeres Zahlungsziel benötigen, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit uns in Verbindung.

Das ist problemlos möglich.

Verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine eigene Vertragsvorlage, senden Sie uns diese bitte zur Prüfung zu. Falls erforderlich, werden wir Ihnen anschließend Änderungswünsche oder Anmerkungen übermitteln.

Haben Sie keine eigene Vorlage, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir stellen Ihnen dann gerne unseren Sponsoringvertrag zur Verfügung.

Sponsoringverträge müssen spätestens bis zum 30.06. bei uns eingegangen sein, damit ausreichend Zeit für die Prüfung und Abstimmung bleibt.

Bitte melden Sie alle Mitarbeitenden, die Ihre Standfläche während des Kongresses betreuen, spätestens bis zum 30.09..

Senden Sie uns dazu bitte eine Excel-Liste mit folgenden Angaben:

• Titel
• Anrede
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Medizinisches Fachpersonal – Ärzt oder Apotheker:in: ja oder nein
• Bei Ärzt zusätzlich die EFN-Nummer

Auf Grundlage dieser Angaben bereiten wir die Kongresstickets und Ausweise vor.

Nachträgliche Änderungen teilen Sie uns bitte so früh wie möglich mit.

Die genauen Öffnungszeiten der Kongressregistrierung werden mit dem finalen Kongressprogramm und den Ausstellendeninformationen veröffentlicht.

Für den Aufbau erhalten Standbauunternehmen und Ausstellende gesonderte Hinweise zum Zugang. Die regulären Kongressausweise können zu den bekannt gegebenen Registrierungszeiten abgeholt werden.

Die Ansprechpersonen der Kongressorganisation sind während des Aufbaus und des Kongresses durch entsprechend gekennzeichnete Namensschilder beziehungsweise Ausweise erkennbar.

Zusätzlich werden die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpersonen vor dem Kongress an alle Ausstellenden versandt.

Medizinisches Fachpersonal wird über eine gesonderte Kennzeichnung auf dem Kongressausweis erkennbar sein (grüne Farbbanderole).

Bitte teilen Sie uns bis spätestens 30.09. mit, welches zusätzliche Equipment Sie benötigen.

Grundsätzlich können Sie kostenfrei auf das verfügbare Mobiliar und Equipment des Veranstaltungshotels zurückgreifen. Die Bereitstellung ist von der Verfügbarkeit abhängig.

Bitte senden Sie Ihre Anfrage unter Angabe Ihres Unternehmens und Ihrer Standfläche an:

kongress@dgsuchtmedizin.de

Je früher uns Ihre Anfrage erreicht, desto besser können wir die gewünschte Ausstattung einplanen.

Ja. Ein regulärer Stromanschluss ist bei den Standflächen enthalten.

Bitte teilen Sie uns dennoch bis zum 30.09. mit, welche Geräte Sie einsetzen und wie viele Anschlüsse Sie voraussichtlich benötigen. So können wir die Stromversorgung passend vorbereiten.

Benötigen Sie Starkstrom oder haben Sie einen außergewöhnlich hohen Strombedarf, senden Sie bitte ebenfalls bis zum 30.09. eine Anfrage an:

kongress@dgsuchtmedizin.de

Ja. Der WLAN-Internetzugang des Veranstaltungshotels kann grundsätzlich kostenfrei genutzt werden.

Sollten Sie für eine Präsentation, einen Livestream oder eine technische Anwendung eine besonders leistungsfähige oder kabelgebundene Verbindung benötigen, teilen Sie uns dies bitte frühzeitig mit. Eine gesonderte technische Prüfung kann erforderlich sein.

Die Industrieausstellung befindet sich nicht in einer klassischen Messehalle, sondern in den Veranstaltungsflächen des Hotels. Dazu gehören je nach Standplanung die Lobby, die Empore und der Konferenzbereich.

Bitte beachten Sie insbesondere:

• Standflächen dürfen keine Stolperstellen aufweisen.
• Trittschwellen sind nicht zulässig.
• Wird ein eigener Bodenbelag oder Podestboden eingesetzt, müssen alle zugänglichen Standseiten fachgerecht abgeschrägt werden.
• Flucht- und Rettungswege müssen jederzeit freigehalten werden.
• Türen, Durchgänge, Feuerlöscher und sicherheitsrelevante Einrichtungen dürfen nicht verdeckt oder blockiert werden.
• Außergewöhnliche Konstruktionen oder besondere Standhöhen müssen vorab mit der Kongressorganisation abgestimmt werden.

Bitte senden Sie uns bei komplexeren Standbauten frühzeitig eine Skizze oder Visualisierung Ihres Standkonzepts.

Kurz gesagt: Nein. Auf den Standflächen darf keine für die Allgemeinheit sichtbare Produktwerbung für verschreibungspflichtige Medikamente erfolgen. Dies betrifft insbesondere Medikamentennamen, produktbezogene Werbeaussagen und eindeutig produktbezogene Abbildungen.

Grund hierfür ist, dass neben medizinischem Fachpersonal auch nicht-medizinisches Fachpersonal am Kongress teilnimmt und Zugang zur Industrieausstellung hat.

Unternehmensbezogene Darstellungen, Logos und allgemeine Informationen zum Unternehmen sind grundsätzlich möglich. Im Zweifelsfall bitten wir um eine vorherige Abstimmung des Standkonzepts und der vorgesehenen Werbemittel mit der Kongresskoordination unter kongress@dgsuchtmedizin.de.

Der Aufbau der Industrieausstellung ist grundsätzlich am Tag vor Kongressbeginn ab 09:00 Uhr möglich.

Der Abbau kann am letzten Kongresstag ab 16:00 Uhr beginnen. Da der Kongress erst um 17:00 Uhr endet, bitten wir darum, lärmintensive Abbauarbeiten und größere Transporte möglichst erst nach dem offiziellen Kongressende durchzuführen.

Der Abbau muss grundsätzlich bis spätestens 23:00 Uhr abgeschlossen sein.

Die konkreten Daten und Zeiten werden mit den Ausstellendeninformationen bestätigt.

Ein vorzeitiger Abbau während des laufenden Kongresses ist nicht vorgesehen. Sollten Sie mehr Zeit für den Auf- oder Abbau benötigen, wenden Sie sich gerne unter kongress@dgsuchtmedizin.de an uns.

Materialien können wenige Tage vor Kongressbeginn direkt an das Veranstaltungshotel gesendet werden. Der frühestmögliche Liefertermin für wird in den Ausstellendeninformationen bekannt gegeben.

Bitte verwenden Sie für jede Lieferung folgende Adressstruktur:

DGS-Kongress
FIRMENNAME
c/o PentaHotel Leipzig
Großer Brockhaus 3
04103 Leipzig

Der Firmenname muss auf jeder Lieferung deutlich sichtbar angegeben werden, damit die Sendung eindeutig zugeordnet werden kann.

Bitte bringen Sie außerdem einen Lieferschein oder einen Hinweis mit folgenden Angaben an:

• DGS-Kongress
• Name des ausstellenden Unternehmens
• Ansprechperson
• Mobiltelefonnummer
• Anzahl der Packstücke

Die Kongressorganisation und das Hotel übernehmen keine Garantie für nicht ausreichend gekennzeichnete oder zu früh angelieferte Sendungen.

Ja. Die Anlieferung mit einem Lkw ist grundsätzlich möglich.

Am Veranstaltungshotel stehen jedoch keine dauerhaften Parkmöglichkeiten für Lieferfahrzeuge oder Lkw zur Verfügung. Das Fahrzeug muss unmittelbar nach dem Entladen entfernt und auf einer geeigneten externen Parkfläche abgestellt werden.

Bitte planen Sie den Entladevorgang so, dass Zufahrten und Verkehrswege nicht länger als notwendig blockiert werden.

Lagerflächen im Hotel stehen nur sehr eingeschränkt zur Verfügung. Verpackungsmaterialien und Leergut sollten daher nach Möglichkeit unmittelbar nach dem Aufbau vom Veranstaltungsort entfernt werden.

Benötigen Sie zwingend eine Lagerlösung, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit der Kongressorganisation in Verbindung. Eine Lagerung kann nicht garantiert werden.

Ja. Die allgemeine Standreinigung erfolgt einmal täglich.

Bitte beachten Sie, dass die Reinigung keine Entsorgung größerer Abfallmengen, von Verpackungsmaterialien oder von Standbaumaterial umfasst.

Für die Ordnung auf der eigenen Standfläche bleiben die Ausstellenden verantwortlich.

Ausstellende und Standbauunternehmen sind für die Entsorgung des eigenen Mülls selbst verantwortlich.

Dies betrifft insbesondere:

• Verpackungsmaterial
• Kartonagen
• Folien
• Standbaumaterial
• größere Mengen an Werbematerial
• technische oder sperrige Abfälle

Bitte hinterlassen Sie die Standfläche nach dem Abbau vollständig geräumt und sauber.

Für Hotelübernachtungen gelten die regulären Check-in- und Check-out-Zeiten des Veranstaltungshotels. Die verbindlichen Zeiten werden in Ihrer Hotelbuchungsbestätigung ausgewiesen.

Ein früherer Check-in oder späterer Check-out kann direkt beim Hotel angefragt werden und ist von der Verfügbarkeit abhängig. Eventuell anfallende Zusatzkosten sind direkt mit dem Hotel zu klären.

Standaktionen, Gewinnspiele, größere Präsentationen, audiovisuelle Installationen oder andere publikumswirksame Maßnahmen müssen vorab mit der Kongressorganisation abgestimmt werden.

Die Aktivitäten dürfen:

• keine Flucht- oder Verkehrswege blockieren,
• benachbarte Standflächen nicht beeinträchtigen,
• keine unangemessene Lautstärke verursachen,
• keine unzulässige Produktwerbung enthalten und
• den Kongressbetrieb nicht stören.

Bitte senden Sie uns eine kurze Beschreibung der geplanten Aktion möglichst bis zum 30.09..